Reports exportieren und per E-Mail teilen

Worum geht es?

Geschäftsführung, Kundschaft oder Kolleginnen ohne App-Zugang wollen Ergebnisse sehen. ALLMEDIA.AI bietet dafür Dateiexporte und automatische E-Mail-Reports:

• Statistik-Export aus den Beitrags-Statistiken als CSV, Excel oder PDF-Bericht.
• PDF-Report der Beiträge aus Alle Inhalte, gegliedert nach Monat oder Kalenderwoche.
• Pressespiegel aus Analyse → Berichte (Seite Recherche & Pressespiegel) als PDF, Excel oder CSV.
• E-Mail-Reports, die täglich oder wöchentlich automatisch an hinterlegte Adressen gehen.

Alle Exporte entstehen im Hintergrund. Den Download-Link bekommst du über die Benachrichtigungen. Frühere Dateien listet die App unter Letzte Exporte, beim Statistik-Export hinter der Schaltfläche Download.

Schritt für Schritt

1. Beitrags-Statistiken öffnen. Wähle Analyse → Beitrags-Statistiken und stelle oben Zeitraum und bei Bedarf den Kanal-Typ ein. Der Export übernimmt beides.
2. Export starten. Klicke oben rechts auf das Menü ⋮ und dann auf Export. Im Dialog Export konfigurieren passt du Von und Bis an und wählst das Format CSV, Excel oder PDF-Bericht.
3. Datei herunterladen. Bestätige mit Export. Sobald die Datei fertig ist, erscheint neben dem Menü die Schaltfläche Download, zusätzlich meldet sich die Glocke.
4. Beiträge als PDF-Report ausgeben (optional). Öffne Inhalte → Alle Inhalte, setze die gewünschten Filter und klicke auf das Symbol Als PDF exportieren. Im Dialog PDF-Report konfigurieren legst du Titel, Untertitel und die Gruppierung (Nach Monat oder Nach Kalenderwoche) fest und klickst auf Report erstellen.
5. Pressespiegel erstellen (optional). Öffne Analyse → Berichte, such nach deinem Thema und klicke auf Export. Wähle PDF-Report, Excel (XLSX) oder CSV (roh), vergib einen Report-Titel und klicke auf Export starten.
6. E-Mail-Reports einrichten. Öffne Einstellungen → Workspace → E-Mail-Reports. Schalte Täglicher Report oder Wöchentlicher Report ein, wähle Sendezeit (und beim Wochenreport den Sendetag) und füge unter Empfänger die E-Mail-Adressen hinzu.

Was in den Exporten steht

• CSV und Excel (Statistik): eine Zeile pro veröffentlichtem Beitrag mit Titel, Kanal, Plattform, Plattform-Typ, Thema, Story-Idee, Beitragsinhalt, Veröffentlichungsdatum, Views (Höchstwert), Klicks, Likes, Kommentare, Shares, Engagement und Status Statistik. Die Statusspalte erklärt eine 0, etwa „keine Daten“ oder „Abruf fehlgeschlagen“.
• PDF-Bericht (Statistik): Deckblatt mit deinem Workspace-Logo, Kennzahlen (Beiträge, Views, Interaktionen, Ø Engagement), Views über Zeit, Top-5-Kanäle (Views), Verteilung nach Plattform, Top-10-Beiträge und eine Liste aller Beiträge.
• PDF-Report der Beiträge: Deckblatt mit Logo und Akzentfarbe aus dem Workspace-Branding, optional mit Kennzahlen, danach die Beiträge nach Monat oder Kalenderwoche.
• Pressespiegel: Treffer deiner Suche mit wählbarer Auszugslänge, optional mit Suchbegriff, Zeitraum und Treffer-Statistik im Kopf.
• E-Mail-Report: Anzahl erstellter, veröffentlichter und fehlgeschlagener Beiträge. Der tägliche Report listet die am Vortag erstellten Beiträge, der wöchentliche die in den letzten sieben Tagen veröffentlichten, dazu die Zahl der erstellten Beiträge je Kanal.

Grenzen und Limits

• Der Statistik-Export reicht nur so weit zurück wie die Analytics-Historie deines Plans: Free 7 Tage, Pro 30 Tage, Agentic unbegrenzt. Details zu den Plänen findest du unter Preise.
• Der Export ist erst möglich, wenn mindestens eine Kanalverbindung mit aktivierter Analytics besteht.
• Einen schreibgeschützten Web-Link auf Statistiken oder Reports gibt es nicht. Zum Teilen verschickst du die Datei oder richtest einen E-Mail-Report ein.
• Für die Sendezeit stehen volle Stunden von 6 bis 18 Uhr zur Auswahl.
• E-Mail-Reports sehen und ändern nur Workspace-Admins und -Inhaber.

Tipps

• Hinterlege unter Einstellungen → Workspace → Design ein Logo. PDF-Bericht, PDF-Report und Pressespiegel nutzen es auf dem Deckblatt.
• Für Auswertungen in Excel ist das Format Excel bequemer als CSV, weil Spaltenbreiten und Umbrüche schon gesetzt sind.
• Auf derselben Seite wie die E-Mail-Reports kannst du Monitoring-Reports einschalten. Sie fassen Läufe und Treffer deiner News-Monitor-Suchaufträge zusammen.

Häufige Fragen

Können Empfänger ohne ALLMEDIA-Konto die E-Mail-Reports bekommen?

Ja. Unter Empfänger trägst du beliebige E-Mail-Adressen ein. Links im Report führen allerdings in die App und setzen ein Konto voraus.

Wie lange bleibt eine Exportdatei verfügbar?

Exportdateien sind nur begrenzt abrufbar. Ist eine Datei abgelaufen, zeigt der Dialog das an und du startest den Export einfach neu.

Verwandte Artikel

• Beitrags-Statistiken verstehen
• Projekt- und Kampagnen-Analytics
• News-Monitor einrichten
• Redaktionsplanung mit dem Planungs-Assistenten