Fortgeschritten3 MinGeprüft · Stand 23. Oktober 2026

Individuelle Veröffentlichung und Freigabeprozesse

Mit dem Freigabe-Workflow prüft dein Team geplante Beiträge vor der Veröffentlichung: global oder pro Kanal, mit Vorlaufzeit, Empfängern und optionaler Auto-Freigabe.

Lernpfad: Planen, freigeben, im Team arbeiten · 0/7

Lernpfad

Planen, freigeben, im Team arbeiten

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Danach hast du:

Unter Planen → Freigaben → Einstellungen aktivierst du „Freigabe erforderlich“, global oder kanalspezifisch. Geplante Beiträge gehen mit der gewählten Vorlaufzeit an die Freigeber, die in der App oder per E-Mail-Link freigeben oder ablehnen. Es gibt eine Freigabestufe.

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Seite „Freigaben einrichten“ mit Freigabemodus, Vorlaufzeit, Auto-Freigabe und Kanal-Konfiguration

Worum geht es?

Der Freigabe-Workflow sorgt dafür, dass geplante Beiträge erst nach einer Prüfung veröffentlicht werden. Du legst fest, ob die Freigabe für alle Kanäle gilt oder nur für bestimmte, wer freigibt und wie früh vor dem Termin die Anfrage rausgeht. Freigeber entscheiden in der App oder über einen Link in der E-Mail.

Es gibt eine Freigabestufe. Mehrstufige Abläufe wie Redaktion, dann Marke, dann Rechtsabteilung bildet die App nicht ab. Freigaben sind für alle Workspaces verfügbar, unabhängig vom Plan.

Voraussetzungen

Die Einstellungen ändern Owner und Admins des Workspace.
Freigeber müssen Mitglied im Workspace sein. Für die E-Mail-Freigabe brauchen sie eine hinterlegte E-Mail-Adresse.

Schritt für Schritt

Freigaben einrichten. Öffne Planen → Freigaben und klick auf Einstellungen. Auf der Seite „Freigaben einrichten“ aktivierst du Freigabe erforderlich.
Freigabemodus wählen. Wähle Global (alle Kanäle) oder Kanalspezifisch. Bei Kanalspezifisch schaltest du unter „Kanal-Konfiguration“ pro Kanal Freigabe nötig ein. Kanäle ohne Freigabe werden sofort veröffentlicht.
Freigeber festlegen. Im globalen Modus wählst du unter „Benachrichtigungs-Empfänger“ die Mitglieder, die Freigabe-E-Mails erhalten. Im kanalspezifischen Modus wählst du pro Kanal unter „Empfänger“: Alle Teammitglieder, Nach Rolle oder Bestimmte Benutzer. Diese Auswahl erscheint nur bei Kanälen, für die Freigabe nötig eingeschaltet ist.
Vorlaufzeit und Auto-Freigabe setzen. Unter Vorlaufzeit legst du fest, wie lange vor dem geplanten Termin die Freigabe angefordert wird: 30 Minuten bis 7 Tage oder Individuell (5 Minuten bis 30 Tage). Unter Auto-Freigabe bestimmst du optional, dass ein Beitrag nach 60 Minuten, 2, 4 oder 24 Stunden ohne Antwort automatisch freigegeben wird. Standard ist Deaktiviert.
Beitrag planen. Plane den Beitrag wie gewohnt. Erreicht er die Vorlaufzeit, wechselt er auf Wartet auf Freigabe und die Freigeber werden benachrichtigt. Veröffentlichst du sofort, geht der Beitrag direkt in die Freigabe.
Freigeben oder ablehnen. Freigeber entscheiden in der Glocke, unter Planen → Freigaben oder direkt im Beitrag mit Freigeben oder Ablehnen. Beim Ablehnen können sie eine Begründung angeben.
Ergebnis. Ein freigegebener Beitrag ist wieder Geplant und wird zum Termin veröffentlicht. Ist der Termin schon erreicht, wird er sofort veröffentlicht. Ein abgelehnter Beitrag geht zurück auf Entwurf, der Termin wird entfernt und die Begründung steht am Beitrag.

Vorlaufzeit, Auto-Freigabe und die Freigabe pro Kanal legst du auf der Seite Freigaben einrichten fest.

Freigabe per E-Mail-Link

Freigeber erhalten eine E-Mail mit Link. Der Link öffnet eine Seite mit dem Beitrag, dem geplanten Termin und dem Kanal. Dort können sie Freigeben (mit Rückfrage „Wirklich freigeben?“), Ablehnen mit Begründung oder Bearbeiten. Der Link ist 3 Tage gültig. Danach ist die Entscheidung nur noch in der App möglich.

Freigaben im Überblick

Unter Planen → Freigaben siehst du die Freigaben des Workspace, aufgeteilt auf die Tabs Ausstehend, Freigegeben, Abgelehnt und Alle. Du filterst nach Status, „Nur mit Begründung“ oder „Nur ohne Antwort“. Mit Rückgängig machen nimmst du eine Entscheidung zurück: Der Beitrag steht dann wieder auf Freigabe ausstehend und eine geplante Veröffentlichung wird gestoppt. Bei bereits veröffentlichten Beiträgen geht das nicht.

Im Beitrag beendest du eine laufende Freigabe mit Freigabe zurückziehen. Der Beitrag steht danach wieder auf Entwurf ohne Termin.

Freigaben-Übersicht — Unter Planen → Freigaben siehst du alle offenen und erledigten Freigaben.

Freigabe im Kanal-Kanvas

Im Kanal-Kanvas zeigt die Station „Freigaben“, ob für den Kanal der Workspace-Standard oder eine eigene Kanal-Regel gilt. Ein Klick darauf öffnet die Kanal-Regel. Details im Artikel Kanal-Kanvas und Freigabe-Workflow.

Grenzen und Limits

Eine Freigabestufe, keine Abfolge mehrerer Prüfer.
Rollen zur Auswahl bei Nach Rolle: Owner, Admin, Chefredakteur und Editor. Viewer und externe Redakteure sind nicht wählbar.
Kommentare direkt am Beitrag gibt es nicht. Rückmeldungen laufen über die Begründung beim Ablehnen.
Ohne Antwort und ohne Auto-Freigabe bleibt der Beitrag auf Wartet auf Freigabe und wird nicht veröffentlicht.

Häufige Fragen

Können Personen ohne ALLMEDIA-Konto freigeben?

Die Freigabe-E-Mails gehen an Mitglieder des Workspace. Der Link selbst funktioniert ohne Anmeldung. Externe Personen nimmst du zum Beispiel mit der Rolle „Externer Redakteur“ in den Workspace auf, siehe Externe Reviewer einbinden.

Was passiert, wenn ich den Freigabe-Workflow deaktiviere?

Künftig geplante Beiträge werden ohne Freigabe veröffentlicht.