Workspace-Rollen
Eigentümer, Administrator, Chefredakteur, Bearbeiter, Betrachter, Externer Redakteur und eigene Rollen: wer im Workspace was darf.
Lernpfad: Planen, freigeben, im Team arbeiten · 0/7
Jedes Mitglied hat im Workspace eine Standardrolle mit festen Rechten. Unter Rollen & Rechte legst du zusätzlich eigene Rollen an und passt Rechte einzelner Mitglieder an.
Worum geht es?
Rollen legen fest, was ein Mitglied im Workspace sehen und tun darf. So verhinderst du ungewollte Veröffentlichungen und kannst Gastautorinnen oder Kunden einbinden, ohne ihnen Vollzugriff zu geben. Rollen gelten immer pro Workspace: Dieselbe Person kann in einem Workspace Administrator und in einem anderen Betrachter sein.
Die Standardrollen
| Rolle | Was sie darf |
|---|---|
| Eigentümer | Alle Rechte. Nur der Eigentümer kann den Workspace löschen. Plan und Credits hängen an seinem Konto. Pro Workspace gibt es genau einen Eigentümer. |
| Administrator | Alle Inhalte, Kanäle und Kanalverbindungen bearbeiten, Workspace-Einstellungen ändern, Mitglieder einladen und verwalten, Rollen & Rechte pflegen. |
| Chefredakteur | Alle Inhalte erstellen, bearbeiten, freigeben und veröffentlichen, Wissensspeicher bearbeiten. Keine Kanäle oder Kanalverbindungen bearbeiten, keine Einstellungen und keine Mitgliederverwaltung. |
| Bearbeiter | Beiträge, Medien, Ideen, Storys, Planung und Aufgaben erstellen und bearbeiten, Beiträge zur Freigabe einreichen und veröffentlichen. Darf nicht freigeben, keine Kanäle, Kanalverbindungen oder Wissensspeicher bearbeiten. |
| Betrachter | Nur Lesezugriff auf Inhalte, Kalender, Ideen, Aufgaben, Auswertungen, Kanäle und Wissensspeicher. |
| Externer Redakteur | Sieht und bearbeitet nur eigene Beiträge und eigene Bilder. Kann Beiträge erstellen und zur Freigabe einreichen, aber nicht veröffentlichen. Sieht keine Kanäle, Ideen oder Auswertungen. |
Die genaue Rechteliste jeder Rolle siehst du unter Rollen & Rechte. Dort steht bei jeder Rolle, wie viele Rechte vergeben sind.
Schritt für Schritt
- Team öffnen. Gehe zu Einstellungen → Workspace → Team. Die Mitgliederliste zeigt jede Person mit ihrer aktuellen Rolle.
- Rolle ändern. Wähle in der Zeile eines Mitglieds im Rollen-Feld die neue Rolle. Die Änderung gilt sofort und erscheint im Aktivitätsprotokoll als „Rolle geändert“.
- Rollen & Rechte öffnen. Klicke in der Mitgliederliste auf Rollen & Rechte. Hier siehst du die Standardrollen und deine eigenen Rollen.
- Eigene Rolle anlegen. Klicke auf Eigene Rolle anlegen, gib Name und Beschreibung ein und lege für jedes Recht fest, ob es gilt. Viele Rechte kennen die Stufen Keine, Nur eigene und Alle. Die Rechte sind in Gruppen sortiert: Beiträge, Bilder & Medien, Planung, Aufgaben, Kanäle & Wissen, Arbeitsbereich.
- Eigene Rolle zuweisen. Wähle in der Mitgliederliste im Feld Eigene Rolle die gewünschte Rolle. Mit Keine eigene Rolle gilt wieder die Standardrolle.
- Rechte für eine Person anpassen. Klicke in der Zeile auf das Schieberegler-Symbol (Rechte anpassen). Geänderte Rechte gelten nur für diese Person, alle anderen folgen weiter der Rolle. Das Mitglied bekommt die Markierung angepasst. Mit Auf Rolle zurücksetzen hebst du die Abweichungen wieder auf.
Eigentümerschaft übertragen
Den Eigentümer änderst du nicht direkt. Wähle stattdessen bei einem Mitglied die Rolle Eigentümer. Das öffnet den Dialog Eigentümerschaft übertragen. Die Person muss die Übertragung innerhalb von 72 Stunden bestätigen, per E-Mail-Link oder in der App. Danach wirst du automatisch zum Administrator. Credits und Abonnements werden nicht übertragen, sie bleiben bei dir.
Grenzen und Regeln
- Mitglieder einladen und Rollen vergeben können Eigentümer und Administratoren.
- Rechte zur Mitglieder- und Rollenverwaltung kannst du dir selbst nicht entziehen. Das schützt davor, dich auszusperren.
- Löschst du eine eigene Rolle, fallen ihre Mitglieder auf ihre Standardrolle zurück.
- Eigene Rollen sind an keinen bestimmten Plan gebunden. Sinnvoll werden sie, sobald dein Plan mehrere Mitglieder erlaubt.
- Rechte lassen sich pro Funktionsbereich vergeben, nicht pro einzelnem Kanal.
Tipps
- Für Gastautoren ist Externer Redakteur die passende Rolle: Sie sehen nur ihre eigenen Beiträge, und alles läuft über die Freigabe.
- Betrachter eignet sich für Stakeholder, die nur mitlesen sollen. Jedes Mitglied belegt einen Team-Platz, unabhängig von der Rolle.
- Wer Beiträge freigeben soll, braucht das Recht Beiträge freigeben. In den Standardrollen haben es Eigentümer, Administrator und Chefredakteur. Mehr dazu in Freigabeprozesse.
Häufige Fragen
Einem Mitglied fehlt ein Bereich. Woran liegt das?
Fast immer an der Rolle oder an einer Abweichung unter Rechte anpassen. Prüfe in der Mitgliederliste die Rolle, eine eventuell zugewiesene eigene Rolle und die Markierung angepasst.
Kann ich Rollen aus einem Identity-Provider übernehmen?
Nein. Eine Anbindung an SSO oder SCIM gibt es nicht. Rollen vergibst du direkt in ALLMEDIA.AI.
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