Externe Reviewer einbinden

Worum geht es?

Oft sollen Personen außerhalb deines Teams mitarbeiten oder Inhalte prüfen: Kunden, die Geschäftsführung oder freie Autorinnen. ALLMEDIA.AI bietet dafür drei Wege:

1. Als Mitglied mit eingeschränkter Rolle: Die Person bekommt ein eigenes Konto im Workspace, aber nur die Rechte, die sie braucht.
2. Freigabe per E-Mail-Link: Freigabe-Empfänger prüfen Beiträge über einen Link in der E-Mail, ohne sich anzumelden.
3. Kundenfeedback zum Redaktionsplan: Kunden prüfen einen ganzen Redaktionsplan über einen Gastlink, ganz ohne Konto.

Einen frei teilbaren Gastlink für einzelne Beiträge oder Kampagnen mit Passwortschutz gibt es nicht.

Voraussetzungen

• Einladen können Eigentümer und Administratoren.
• Jedes Mitglied belegt einen Team-Platz im Plan des Eigentümers (Free 1, Pro 2, Agentic unbegrenzt, weitere Plätze als Add-on).

Schritt für Schritt

1. Externe Person einladen. Gehe zu Einstellungen → Workspace → Team und klicke auf Mitglied einladen. Details stehen in Team-Mitglieder einladen.
2. Passende Rolle wählen. Für Gastautoren passt Externer Redakteur: Die Person sieht und bearbeitet nur eigene Beiträge und eigene Bilder und reicht Beiträge zur Freigabe ein. Für Stakeholder, die nur mitlesen, passt Betrachter. Wer Beiträge auch in der App freigeben soll, braucht eine Rolle mit dem Recht Beiträge freigeben, etwa Chefredakteur oder eine eigene Rolle (siehe Workspace-Rollen).
3. Als Freigabe-Empfänger eintragen. Unter Planen → Freigaben → Einstellungen wählst du bei Benachrichtigungs-Empfänger die Person aus. Im Freigabemodus Kanalspezifisch legst du die Empfänger pro Kanal fest: Alle Teammitglieder, Nach Rolle oder Bestimmte Benutzer.
4. Freigabe per E-Mail erledigen lassen. Steht ein Beitrag zur Freigabe an, bekommt die Person eine E-Mail. Über den Link öffnet sie die Beitragsvorschau und kann freigeben, ablehnen mit optionaler Begründung oder den Text bearbeiten. Eine Anmeldung ist dafür nicht nötig.
5. Ergebnis verfolgen. Freigegebene Beiträge werden eingeplant, abgelehnte gehen mit der Begründung zurück in den Entwurf. Die Entscheidung siehst du unter Planen → Freigaben. Wer die Freigabe angefordert hat, bekommt eine Benachrichtigung.

Kundenfeedback zum Redaktionsplan per Gastlink

So holst du Feedback zu einem ganzen Plan ein, ohne die Person einzuladen:

1. Öffne den Plan unter Ideen/Inbox → Redaktionsplanung und klicke auf Kunde einladen.
2. Gib die E-Mail des Kunden ein und wähle die Gültigkeit: 7, 14 oder 30 Tage. Voreingestellt sind 14 Tage. Wähle die Sprache der Einladung.
3. Der Kunde bekommt eine E-Mail mit einem geschützten Link. Der Link wird beim Einladen auch für dich kopiert.
4. Der Kunde gibt jede Beitragsidee frei (Freigeben) oder wünscht Änderungen (Änderung gewünscht) und schreibt Kommentare.
5. Unter Kundenfeedback siehst du alle Rückmeldungen und kannst antworten. Deine Antworten werden gesammelt und dem Kunden per E-Mail zugestellt.

Unter Eingeladene Gäste kannst du einen Zugang Verlängern, die Einladung Erneut senden oder den Zugang entziehen.

Grenzen und Limits

• Freigabe-Links in der E-Mail sind 3 Tage gültig. Danach muss eine neue Freigabe angefordert werden. In der App können berechtigte Mitglieder jederzeit entscheiden.
• Freigabe-E-Mails gehen nur an Mitglieder des Workspaces. Beliebige externe E-Mail-Adressen lassen sich als Freigabe-Empfänger nicht eintragen.
• Es gibt eine Freigabestufe. Mehrstufige Freigabeketten sind nicht vorgesehen.
• Gastlinks für Redaktionspläne sind höchstens 30 Tage gültig.

Tipps

• Lade jede externe Person mit eigener E-Mail-Adresse ein und teile Zugänge nicht.
• Gib Gastautoren die Rolle Externer Redakteur. Sie können nichts veröffentlichen, alles läuft über die Freigabe.
• Entferne externe Mitglieder nach Projektende in der Mitgliederliste. So wird der Team-Platz wieder frei.

Häufige Fragen

Muss der Kunde für die Freigabe ein Konto haben?

Für die Freigabe per E-Mail-Link muss er sich nicht anmelden, er muss aber als Mitglied im Workspace eingetragen sein. Für das Kundenfeedback zum Redaktionsplan braucht er weder Konto noch Mitgliedschaft.

Der Freigabe-Link ist abgelaufen. Was jetzt?

Fordere die Freigabe neu an. Alternativ entscheidet ein Mitglied mit Freigaberecht direkt in der App unter Planen → Freigaben.

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