Individuálne publikovanie a schvaľovacie procesy

O čo ide?

Schvaľovací workflow zabezpečí, že naplánované príspevky sa publikujú až po kontrole. Určíš, či schvaľovanie platí pre všetky kanály alebo len pre niektoré, kto schvaľuje a ako dlho pred termínom sa žiadosť odošle. Schvaľovatelia rozhodujú v aplikácii alebo cez odkaz v e-maile.

Existuje jedna úroveň schvaľovania. Viacstupňové postupy, napríklad redakcia, potom značka, potom právne oddelenie, aplikácia nepodporuje. Schvaľovanie je dostupné pre všetky pracovné priestory bez ohľadu na plán.

Predpoklady

• Nastavenia menia vlastníci (Owner) a administrátori (Admin) pracovného priestoru.
• Schvaľovatelia musia byť členmi pracovného priestoru. Na schvaľovanie cez e-mail potrebujú uloženú e-mailovú adresu.

Krok za krokom

1. Nastav schvaľovanie. Otvor Plan → Approvals (schvaľovanie) a klikni na Settings. Na stránke „Configure approvals“ zapni Approval required.
2. Zvoľ režim schvaľovania. Zvoľ Global (all channels) alebo Per channel. Pri Per channel v časti „Channel configuration“ zapneš pre každý kanál Approval required. Kanály bez schvaľovania sa publikujú okamžite.
3. Urči schvaľovateľov. V globálnom režime v časti „Notification recipients“ vyberieš členov, ktorí dostávajú e-maily so žiadosťou o schválenie. V režime pre kanály vyberieš pre každý kanál v časti „Recipients“: All team members, By role alebo Specific users. Tento výber sa zobrazí len pri kanáloch, pre ktoré je zapnuté Approval required.
4. Nastav predstih a automatické schválenie. V časti Lead time (predstih) určíš, ako dlho pred naplánovaným termínom sa schválenie vyžiada: od 30 minút do 7 dní alebo Custom (od 5 minút do 30 dní). V časti Auto-approval môžeš voliteľne určiť, že príspevok bez odpovede sa automaticky schváli po 60 minútach, 2, 4 alebo 24 hodinách. Predvolená hodnota je Disabled.
5. Naplánuj príspevok. Naplánuj príspevok ako zvyčajne. Keď dosiahne predstih, prejde do stavu Awaiting approval a schvaľovatelia dostanú notifikáciu. Ak publikuješ okamžite, príspevok ide priamo na schválenie.
6. Schváľ alebo zamietni. Schvaľovatelia rozhodujú cez zvonček notifikácií, v časti Plan → Approvals alebo priamo v príspevku pomocou Approve alebo Reject. Pri zamietnutí môžu uviesť zdôvodnenie.
7. Výsledok. Schválený príspevok je opäť Scheduled a publikuje sa v naplánovanom termíne. Ak termín už nastal, publikuje sa okamžite. Zamietnutý príspevok sa vráti do stavu Draft, termín sa odstráni a zdôvodnenie je uvedené pri príspevku.

Schválenie cez odkaz v e-maile

Schvaľovatelia dostanú e-mail s odkazom. Odkaz otvorí stránku s príspevkom, naplánovaným termínom a kanálom. Tam môžu zvoliť Approve (s potvrdením „Confirm approval?“), Reject so zdôvodnením alebo Edit. Odkaz platí 3 dni. Potom je rozhodnutie možné už len v aplikácii.

Prehľad schvaľovania

V časti Plan → Approvals vidíš schvaľovania pracovného priestoru rozdelené na karty Pending, Approved, Rejected a All. Filtruješ podľa stavu, „Only with note“ alebo „Only without response“. Pomocou Undo rozhodnutie vrátiš: príspevok potom opäť čaká na schválenie a naplánované publikovanie sa zastaví. Pri už publikovaných príspevkoch to nie je možné.

V príspevku prebiehajúce schvaľovanie ukončíš pomocou Withdraw approval. Príspevok je potom opäť Draft bez termínu.

Schvaľovanie na plátne kanála

Na plátne kanála stanica Freigaben (schválenia) ukazuje, či pre kanál platí predvolené nastavenie pracovného priestoru alebo vlastné pravidlo kanála. Kliknutím na ňu sa otvorí pravidlo kanála. Podrobnosti nájdeš v článku Plátno kanála a schvaľovací workflow.

Obmedzenia a limity

• Jedna úroveň schvaľovania, žiadna postupnosť viacerých kontrolórov.
• Roly, ktoré môžeš vybrať pri By role: Owner, Admin, Editor-in-Chief a Editor. Viewer a externí redaktori sa vybrať nedajú.
• Komentáre priamo pri príspevku nie sú. Spätná väzba ide cez zdôvodnenie pri zamietnutí.
• Bez odpovede a bez automatického schválenia zostane príspevok v stave Awaiting approval a nepublikuje sa.

Časté otázky

Môžu schvaľovať aj osoby bez účtu ALLMEDIA?

E-maily so žiadosťou o schválenie idú členom pracovného priestoru. Samotný odkaz funguje bez prihlásenia. Externé osoby pridáš do pracovného priestoru napríklad s rolou „External editor“, pozri Zapojenie externých recenzentov.

Čo sa stane, keď schvaľovací workflow vypnem?

Príspevky naplánované odteraz sa publikujú bez schválenia.

Súvisiace články

• Publikovanie obsahu
• Plátno kanála a schvaľovací workflow
• Roly v pracovnom priestore
• Nastavenie notifikácií