Inddrag eksterne reviewere

Hvad handler det om?

Ofte skal personer uden for dit team arbejde med eller gennemgå indhold: kunder, ledelsen eller freelanceskribenter. ALLMEDIA.AI tilbyder tre veje til det:

1. Som medlem med begrænset rolle: Personen får en egen konto i arbejdsområdet, men kun de rettigheder, vedkommende har brug for.
2. Godkendelse via e-maillink: Godkendelsesmodtagere gennemgår indlæg via et link i e-mailen uden at logge ind.
3. Kundefeedback på redaktionsplanen: Kunder gennemgår en hel redaktionsplan via et gæstelink, helt uden konto.

Der findes ikke et frit delbart gæstelink til enkelte indlæg eller kampagner med adgangskodebeskyttelse.

Forudsætninger

• Ejere og administratorer kan invitere.
• Hvert medlem optager en teamplads i ejerens plan (Free 1, Pro 2, Agentic ubegrænset, flere pladser som add-on).

Trin for trin

1. Invitér den eksterne person. Gå til Indstillinger → Arbejdsområde → Team, og klik på Inviter medlem. Detaljer står i Invitér teammedlemmer.
2. Vælg en passende rolle. Til gæsteskribenter passer External editor: Personen ser og redigerer kun egne indlæg og egne billeder og sender indlæg til godkendelse. Til interessenter, der kun skal læse med, passer Læser. Skal personen også kunne godkende indlæg i appen, kræver det en rolle med rettigheden Approve posts, for eksempel Chefredaktør eller en egen rolle (se Roller i arbejdsområdet).
3. Angiv personen som godkendelsesmodtager. Under Planlæg & udgiv → Godkendelser → Indstillinger vælger du personen ved Notifikationsmodtagere. I Godkendelsestilstand Kanalspecifik fastlægger du modtagerne pr. kanal: Alle teammedlemmer, Efter rolle eller Specifikke brugere.
4. Lad godkendelsen klare via e-mail. Når et indlæg venter på godkendelse, får personen en e-mail. Via linket åbner vedkommende forhåndsvisningen af indlægget og kan godkende, afvise med valgfri begrundelse eller redigere teksten. Det kræver ikke login.
5. Følg resultatet. Godkendte indlæg bliver planlagt, afviste går med begrundelsen tilbage til kladde. Beslutningen ser du under Planlæg & udgiv → Godkendelser. Den, der har anmodet om godkendelsen, får en notifikation.

Kundefeedback på redaktionsplanen via gæstelink

Sådan indhenter du feedback på en hel plan uden at invitere personen:

1. Åbn planen under Idéer/Indbakke → Redaktionel planlægning, og klik på Inviter kunde.
2. Indtast Kundens e-mail, og vælg Gyldighed: 7, 14 eller 30 dage. Forudindstillet er 14 dage. Vælg Invitation language.
3. Kunden får en e-mail med et beskyttet link. Linket bliver også kopieret til dig, når du inviterer.
4. Kunden godkender hver indlægsidé (Godkend) eller ønsker ændringer (Ændring ønsket) og skriver kommentarer.
5. Under Kundefeedback ser du alle tilbagemeldinger og kan svare. Dine svar samles og sendes til kunden via e-mail.

Under Inviterede gæster kan du Forlæng en adgang, Send igen invitationen eller Fjern adgang.

Begrænsninger og grænser

• Godkendelseslinks i e-mailen er gyldige i 3 dage. Derefter skal der anmodes om en ny godkendelse. I appen kan medlemmer med rettighed altid træffe beslutningen.
• Godkendelses-e-mails sendes kun til medlemmer af arbejdsområdet. Vilkårlige eksterne e-mailadresser kan ikke angives som godkendelsesmodtagere.
• Der er ét godkendelsestrin. Godkendelseskæder i flere trin er ikke understøttet.
• Gæstelinks til redaktionsplaner er gyldige i højst 30 dage.

Tips

• Invitér hver ekstern person med en egen e-mailadresse, og del ikke adgange.
• Giv gæsteskribenter rollen External editor. De kan ikke udgive noget, alt går via godkendelsen.
• Fjern eksterne medlemmer fra medlemslisten, når projektet er slut. Så bliver teampladsen ledig igen.

Ofte stillede spørgsmål

Skal kunden have en konto for at godkende?

Til godkendelse via e-maillink skal kunden ikke logge ind, men skal være registreret som medlem af arbejdsområdet. Til kundefeedback på redaktionsplanen kræves hverken konto eller medlemskab.

Godkendelseslinket er udløbet. Hvad nu?

Anmod om godkendelsen igen. Alternativt træffer et medlem med godkendelsesrettighed beslutningen direkte i appen under Planlæg & udgiv → Godkendelser.

Relaterede artikler

• Godkendelsesprocesser
• Roller i arbejdsområdet
• Redaktionel planlægning med planlægningsassistenten
• Kommentarer og feedback i workflowet