Individuel udgivelse og godkendelsesprocesser

Hvad handler det om?

Godkendelsesworkflowet sørger for, at planlagte indlæg først udgives efter en kontrol. Du bestemmer, om godkendelsen gælder for alle kanaler eller kun for bestemte, hvem der godkender, og hvor tidligt før tidspunktet anmodningen sendes. Godkendere træffer beslutningen i appen eller via et link i e-mailen.

Der er ét godkendelsestrin. Forløb med flere trin som redaktion, så brand, så juridisk afdeling understøtter appen ikke. Godkendelser er tilgængelige for alle arbejdsområder, uanset plan.

Forudsætninger

• Indstillingerne ændres af arbejdsområdets Owner og Admins.
• Godkendere skal være medlem af arbejdsområdet. Til godkendelse via e-mail skal de have en registreret e-mailadresse.

Trin for trin

1. Opsæt godkendelser. Åbn Planlæg & udgiv → Godkendelser, og klik på Indstillinger. På siden »Konfigurer godkendelser« aktiverer du Godkendelse påkrævet.
2. Vælg godkendelsestilstand. Vælg Global (alle kanaler) eller Kanalspecifik. Ved Kanalspecifik slår du Godkendelse nødvendig til pr. kanal under »Kanal-konfiguration«. Kanaler uden godkendelse udgives med det samme.
3. Fastlæg godkendere. I den globale tilstand vælger du under »Notifikationsmodtagere« de medlemmer, der modtager godkendelsesmails. I den kanalspecifikke tilstand vælger du pr. kanal under »Modtagere«: Alle teammedlemmer, Efter rolle eller Specifikke brugere. Dette valg vises kun ved kanaler, hvor Godkendelse nødvendig er slået til.
4. Indstil leveringstid og auto-godkendelse. Under Leveringstid bestemmer du, hvor længe før det planlagte tidspunkt godkendelsen anmodes: 30 minutter til 7 dage eller Brugerdefineret (5 minutter til 30 dage). Under Auto-godkendelse bestemmer du valgfrit, at et indlæg godkendes automatisk efter 60 minutter, 2, 4 eller 24 timer uden svar. Standard er Deaktiveret.
5. Planlæg indlægget. Planlæg indlægget som sædvanligt. Når leveringstiden nås, skifter det til Afventer godkendelse, og godkenderne får besked. Udgiver du med det samme, går indlægget direkte til godkendelse.
6. Godkend eller afvis. Godkendere træffer beslutningen ved klokken, under Planlæg & udgiv → Godkendelser eller direkte i indlægget med Godkend eller Afvis. Ved afvisning kan de angive en begrundelse.
7. Resultat. Et godkendt indlæg er igen Planlagt og udgives på tidspunktet. Er tidspunktet allerede nået, udgives det med det samme. Et afvist indlæg går tilbage til Udkast, tidspunktet fjernes, og begrundelsen står ved indlægget.

Godkendelse via link i e-mail

Godkendere modtager en e-mail med et link. Linket åbner en side med indlægget, det planlagte tidspunkt og kanalen. Der kan de vælge Godkend (med spørgsmålet »Vil du virkelig godkende?«), Afvis med begrundelse eller Rediger. Linket er gyldigt i 3 dage. Derefter kan beslutningen kun træffes i appen.

Godkendelser i overblik

Under Planlæg & udgiv → Godkendelser ser du arbejdsområdets godkendelser, fordelt på fanerne Afventende, Godkendt, Afvist og Alle. Du filtrerer efter status, »Only with note« eller »Only without response«. Med Fortryd trækker du en beslutning tilbage: Indlægget står så igen som afventende godkendelse, og en planlagt udgivelse stoppes. Ved allerede udgivne indlæg er det ikke muligt.

I indlægget afslutter du en igangværende godkendelse med Træk godkendelse tilbage. Indlægget står derefter igen som Udkast uden tidspunkt.

Godkendelse i kanal-canvas

I kanal-canvas viser stationen »Godkendelser« („Freigaben“), om arbejdsområdets standard eller en egen kanalregel gælder for kanalen. Et klik på den åbner kanalreglen. Detaljer i artiklen Kanal-canvas og godkendelsesworkflow.

Begrænsninger og grænser

• Ét godkendelsestrin, ingen rækkefølge af flere kontrollanter.
• Roller, der kan vælges ved Efter rolle: Owner, Admin, chefredaktør og Editor. Viewer og eksterne redaktører kan ikke vælges.
• Kommentarer direkte på indlægget findes ikke. Tilbagemeldinger går via begrundelsen ved afvisning.
• Uden svar og uden auto-godkendelse forbliver indlægget på Afventer godkendelse og udgives ikke.

Ofte stillede spørgsmål

Kan personer uden ALLMEDIA-konto godkende?

Godkendelsesmailene sendes til medlemmer af arbejdsområdet. Selve linket fungerer uden login. Eksterne personer optager du for eksempel med rollen »External editor« i arbejdsområdet, se Inddrag eksterne reviewere.

Hvad sker der, hvis jeg deaktiverer godkendelsesworkflowet?

Fremtidige planlagte indlæg udgives uden godkendelse.

Relaterede artikler

• Udgiv indhold
• Kanal-canvas og godkendelsesworkflow
• Roller i arbejdsområdet
• Konfigurér notifikationer