Involvere eksterne reviewere

Hva handler det om?

Ofte skal personer utenfor teamet ditt bidra eller kontrollere innhold: kunder, ledelsen eller frilansskribenter. ALLMEDIA.AI tilbyr tre måter å gjøre det på:

1. Som medlem med begrenset rolle: Personen får en egen konto i workspacet, men bare de rettighetene hun eller han trenger.
2. Godkjenning via e-postlenke: Godkjenningsmottakere kontrollerer innlegg via en lenke i e-posten, uten å logge inn.
3. Kundetilbakemelding på redaksjonsplanen: Kunder kontrollerer en hel redaksjonsplan via en gjestelenke, helt uten konto.

En fritt delbar gjestelenke for enkeltinnlegg eller kampanjer med passordbeskyttelse finnes ikke.

Forutsetninger

• Eiere og administratorer kan invitere.
• Hvert medlem bruker én teamplass i eierens plan (Free 1, Pro 2, Agentic ubegrenset, flere plasser som tillegg).

Steg for steg

1. Inviter den eksterne personen. Gå til Innstillinger → Arbeidsområde → Team og klikk på Inviter medlem. Detaljer står i Invitere teammedlemmer.
2. Velg passende rolle. For gjesteskribenter passer External editor: Personen ser og redigerer bare egne innlegg og egne bilder og sender innlegg til godkjenning. For interessenter som bare skal lese med, passer Leser. Den som også skal godkjenne innlegg i appen, trenger en rolle med rettigheten Approve posts, for eksempel Sjefredaktør eller en egen rolle (se Workspace-roller).
3. Legg inn som godkjenningsmottaker. Under Planlegg & publiser → Godkjenninger → Innstillinger velger du personen under Varslingsmottakere. I Godkjenningsmodus Kanalsspesifikk bestemmer du mottakerne per kanal: Alle teammedlemmer, Etter rolle eller Spesifikke brukere.
4. La godkjenningen skje via e-post. Venter et innlegg på godkjenning, får personen en e-post. Via lenken åpner hun eller han forhåndsvisningen av innlegget og kan godkjenne, avvise med valgfri begrunnelse eller redigere teksten. Innlogging er ikke nødvendig.
5. Følg opp resultatet. Godkjente innlegg blir planlagt, avviste går tilbake til utkast med begrunnelsen. Avgjørelsen ser du under Planlegg & publiser → Godkjenninger. Den som ba om godkjenningen, får et varsel.

Kundetilbakemelding på redaksjonsplanen via gjestelenke

Slik henter du inn tilbakemelding på en hel plan uten å invitere personen:

1. Åpne planen under Ideer/Innboks → Redaksjonsplanlegging og klikk på Inviter kunde.
2. Skriv inn Kundens e-post og velg Gyldighet: 7, 14 eller 30 dager. Forhåndsinnstilt er 14 dager. Velg Invitation language.
3. Kunden får en e-post med en beskyttet lenke. Lenken kopieres også for deg når du inviterer.
4. Kunden godkjenner hver innleggsidé (Godkjenn) eller ber om endringer (Endring ønsket) og skriver kommentarer.
5. Under Kundetilbakemelding ser du alle tilbakemeldinger og kan svare. Svarene dine samles og sendes til kunden på e-post.

Under Inviterte gjester kan du Forleng en tilgang, Send på nytt invitasjonen eller Fjern tilgang.

Begrensninger og grenser

• Godkjenningslenker i e-posten er gyldige i 3 dager. Deretter må det bes om en ny godkjenning. I appen kan medlemmer med rettighet avgjøre når som helst.
• Godkjennings-e-poster sendes bare til medlemmer av workspacet. Vilkårlige eksterne e-postadresser kan ikke legges inn som godkjenningsmottakere.
• Det finnes ett godkjenningsnivå. Godkjenningskjeder med flere nivåer er ikke tilgjengelige.
• Gjestelenker for redaksjonsplaner er gyldige i høyst 30 dager.

Tips

• Inviter hver ekstern person med egen e-postadresse og ikke del tilganger.
• Gi gjesteskribenter rollen External editor. De kan ikke publisere noe, alt går via godkjenningen.
• Fjern eksterne medlemmer fra medlemslisten når prosjektet er avsluttet. Da blir teamplassen ledig igjen.

Vanlige spørsmål

Må kunden ha en konto for å godkjenne?

For godkjenning via e-postlenke trenger kunden ikke å logge inn, men må være registrert som medlem i workspacet. For kundetilbakemelding på redaksjonsplanen trenger kunden verken konto eller medlemskap.

Godkjenningslenken er utløpt. Hva nå?

Be om godkjenning på nytt. Alternativt avgjør et medlem med godkjenningsrettighet direkte i appen under Planlegg & publiser → Godkjenninger.

Relaterte artikler

• Godkjenningsprosesser
• Workspace-roller
• Redaksjonsplanlegging med planleggingsassistenten
• Kommentarer og tilbakemeldinger i arbeidsflyten