Zapojení externích recenzentů

O co jde?

Často mají spolupracovat nebo obsah kontrolovat lidé mimo tvůj tým: klienti, vedení nebo autoři na volné noze. ALLMEDIA.AI k tomu nabízí tři cesty:

1. Jako člen s omezenou rolí: Osoba dostane vlastní účet v pracovním prostoru, ale jen s právy, která potřebuje.
2. Schválení přes odkaz v e-mailu: Příjemci schválení kontrolují příspěvky přes odkaz v e-mailu, aniž by se přihlašovali.
3. Zpětná vazba klientů k redakčnímu plánu: Klienti kontrolují celý redakční plán přes odkaz pro hosty, úplně bez účtu.

Volně sdílitelný odkaz pro hosty na jednotlivé příspěvky nebo kampaně s ochranou heslem neexistuje.

Předpoklady

• Zvát můžou vlastníci a administrátoři.
• Každý člen zabírá jedno místo v týmu v plánu vlastníka (Free 1, Pro 2, Agentic neomezeně, další místa jako doplněk).

Krok za krokem

1. Pozvi externí osobu. Přejdi do Nastavení → Pracovní prostor → Tým a klikni na Pozvat člena. Podrobnosti najdeš v článku Pozvání členů týmu.
2. Vyber vhodnou roli. Pro hostující autory se hodí External editor: osoba vidí a upravuje jen vlastní příspěvky a vlastní obrázky a příspěvky odesílá ke schválení. Pro zainteresované, kteří jen čtou, se hodí Pozorovatel. Kdo má příspěvky schvalovat i v aplikaci, potřebuje roli s právem Approve posts, například Šéfredaktor nebo vlastní roli (viz Role v pracovním prostoru).
3. Zapiš osobu jako příjemce schválení. V Plánovat a publikovat → Schválení → Nastavení vybereš osobu v části Příjemci oznámení. V Režim schvalování Specifické pro kanál nastavíš příjemce pro každý kanál: Všichni členové týmu, Podle role nebo Konkrétní uživatelé.
4. Nech schválení vyřídit e-mailem. Když příspěvek čeká na schválení, dostane osoba e-mail. Přes odkaz otevře náhled příspěvku a může ho schválit, zamítnout s volitelným zdůvodněním nebo upravit text. Přihlášení k tomu není potřeba.
5. Sleduj výsledek. Schválené příspěvky se naplánují, zamítnuté se i se zdůvodněním vrátí do konceptu. Rozhodnutí uvidíš v Plánovat a publikovat → Schválení. Kdo o schválení požádal, dostane oznámení.

Zpětná vazba klientů k redakčnímu plánu přes odkaz pro hosty

Takto získáš zpětnou vazbu k celému plánu, aniž bys osobu zval:

1. Otevři plán v Nápady/Doručené → Redakční plánování a klikni na Pozvat klienta.
2. Zadej E-mail klienta a vyber Platnost: 7, 14 nebo 30 dní. Přednastaveno je 14 dní. Vyber Invitation language.
3. Klient dostane e-mail s chráněným odkazem. Odkaz se při pozvání zkopíruje i pro tebe.
4. Klient každý nápad na příspěvek schválí (Schválit) nebo požádá o změny (Požádat o změnu) a píše komentáře.
5. V části Zpětná vazba klienta vidíš všechny reakce a můžeš na ně odpovědět. Tvoje odpovědi se shromáždí a klientovi se doručí e-mailem.

V části Pozvaní hosté můžeš přístup Prodloužit, pozvánku Odeslat znovu nebo Odebrat přístup.

Omezení a limity

• Odkazy ke schválení v e-mailu platí 3 dny. Pak je nutné požádat o nové schválení. V aplikaci můžou oprávnění členové rozhodnout kdykoli.
• E-maily ke schválení chodí jen členům pracovního prostoru. Libovolné externí e-mailové adresy jako příjemce schválení zadat nelze.
• Existuje jedna úroveň schválení. Vícestupňové schvalovací řetězce nejsou k dispozici.
• Odkazy pro hosty k redakčním plánům platí nejvýš 30 dní.

Tipy

• Každou externí osobu pozvi s vlastní e-mailovou adresou a přístupy nesdílej.
• Hostujícím autorům dej roli External editor. Nemůžou nic zveřejnit, všechno jde přes schválení.
• Po skončení projektu odeber externí členy v seznamu členů. Místo v týmu se tak zase uvolní.

Časté otázky

Musí mít klient pro schválení účet?

Pro schválení přes odkaz v e-mailu se přihlašovat nemusí, ale musí být zapsaný jako člen pracovního prostoru. Pro zpětnou vazbu k redakčnímu plánu nepotřebuje ani účet, ani členství.

Odkaz ke schválení vypršel. Co teď?

Požádej o schválení znovu. Případně rozhodne člen s právem schvalovat přímo v aplikaci v Plánovat a publikovat → Schválení.

Související články

• Schvalovací procesy
• Role v pracovním prostoru
• Redakční plánování s plánovacím asistentem
• Komentáře a zpětná vazba ve workflow