Incorporar revisores externos

¿De qué se trata?

A menudo deben colaborar o revisar contenido personas de fuera de tu equipo: clientes, la dirección o autores freelance. Para ello, ALLMEDIA.AI ofrece tres maneras:

1. Como miembro con un rol limitado: la persona recibe una cuenta propia en el espacio de trabajo, pero solo con los permisos que necesita.
2. Aprobación por enlace en el correo: los destinatarios de la aprobación revisan publicaciones mediante un enlace en el correo, sin iniciar sesión.
3. Feedback de clientes sobre el plan editorial: los clientes revisan un plan editorial completo mediante un enlace de invitado, sin necesidad de cuenta.

No hay un enlace de invitado que se pueda compartir libremente para publicaciones o campañas concretas con protección por contraseña.

Requisitos

• Pueden invitar los propietarios y los administradores.
• Cada miembro ocupa un puesto de equipo en el plan del propietario (Free 1, Pro 2, Agentic ilimitados; más puestos como complemento).

Paso a paso

1. Invitar a la persona externa. Ve a Configuración → Espacio de trabajo → Team y haz clic en Invitar miembro. Los detalles están en Invitar a miembros del equipo.
2. Elegir el rol adecuado. Para autores invitados encaja External editor: la persona solo ve y edita sus propias publicaciones e imágenes y envía publicaciones a aprobación. Para las partes interesadas que solo leen encaja Observador. Quien también deba aprobar publicaciones en la aplicación necesita un rol con el permiso Approve posts, por ejemplo Jefe de redacción o un rol propio (consulta Roles del espacio de trabajo).
3. Añadirla como destinataria de la aprobación. En Planificar y publicar → Aprobaciones → Ajustes seleccionas a la persona en Destinatarios de notificación. En el Modo de aprobación Por canal defines los destinatarios de cada canal: Todos los miembros del equipo, Por rol o Usuarios específicos.
4. Dejar que apruebe por correo. Cuando una publicación está pendiente de aprobación, la persona recibe un correo. Con el enlace abre la vista previa de la publicación y puede aprobarla, rechazarla con un motivo opcional o editar el texto. No necesita iniciar sesión.
5. Seguir el resultado. Las publicaciones aprobadas se programan; las rechazadas vuelven a borrador con el motivo. La decisión la ves en Planificar y publicar → Aprobaciones. Quien solicitó la aprobación recibe una notificación.

Feedback de clientes sobre el plan editorial con enlace de invitado

Así obtienes feedback sobre un plan completo sin invitar a la persona:

1. Abre el plan en Ideas/Bandeja → Planificación editorial y haz clic en Invitar al cliente.
2. Introduce el Correo del cliente y elige la Validez: 7, 14 o 30 días. Por defecto son 14 días. Elige el Invitation language.
3. El cliente recibe un correo con un enlace protegido. Al invitar, el enlace también se copia para ti.
4. El cliente aprueba cada idea de publicación (Aprobar) o pide cambios (Solicitar cambio) y escribe comentarios.
5. En Comentarios del cliente ves todas las respuestas y puedes contestar. Tus respuestas se agrupan y se envían al cliente por correo.

En Invitados puedes Ampliar un acceso, Reenviar la invitación o Revocar acceso.

Límites

• Los enlaces de aprobación del correo son válidos 3 días. Después hay que solicitar una nueva aprobación. En la aplicación, los miembros con permiso pueden decidir en cualquier momento.
• Los correos de aprobación solo se envían a miembros del espacio de trabajo. No se pueden añadir direcciones de correo externas cualesquiera como destinatarios de la aprobación.
• Hay un único nivel de aprobación. No están previstas cadenas de aprobación de varios niveles.
• Los enlaces de invitado para planes editoriales son válidos como máximo 30 días.

Consejos

• Invita a cada persona externa con su propia dirección de correo y no compartas accesos.
• Da a los autores invitados el rol External editor. No pueden publicar nada; todo pasa por la aprobación.
• Elimina a los miembros externos de la lista de miembros cuando termine el proyecto. Así se libera de nuevo el puesto de equipo.

Preguntas frecuentes

¿Necesita el cliente una cuenta para aprobar?

Para aprobar mediante el enlace del correo no tiene que iniciar sesión, pero sí debe estar dado de alta como miembro del espacio de trabajo. Para el feedback sobre el plan editorial no necesita ni cuenta ni membresía.

El enlace de aprobación ha caducado. ¿Y ahora?

Solicita de nuevo la aprobación. Como alternativa, un miembro con permiso de aprobación decide directamente en la aplicación, en Planificar y publicar → Aprobaciones.

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