Publicación individual y procesos de aprobación

¿De qué se trata?

El flujo de aprobación garantiza que las publicaciones programadas solo se publiquen después de una revisión. Defines si la aprobación se aplica a todos los canales o solo a algunos, quién aprueba y con cuánta antelación a la fecha se envía la solicitud. Quienes aprueban deciden en la aplicación o mediante un enlace en el correo electrónico.

Hay un nivel de aprobación. La aplicación no contempla flujos de varios niveles como redacción, después marca y después departamento jurídico. Las aprobaciones están disponibles para todos los espacios de trabajo, sin importar el plan.

Requisitos

• Los ajustes los cambian el propietario y los administradores del espacio de trabajo.
• Quienes aprueban deben ser miembros del espacio de trabajo. Para la aprobación por correo necesitan una dirección de correo electrónico registrada.

Paso a paso

1. Configurar las aprobaciones. Abre Planificar y publicar → Aprobaciones y haz clic en Ajustes. En la página «Configurar aprobaciones» activas Aprobación requerida.
2. Elegir el modo de aprobación. Elige Global (todos los canales) o Por canal. Con Por canal, en «Configuración de canal» activas Aprobación necesaria para cada canal. Los canales sin aprobación se publican de inmediato.
3. Definir quién aprueba. En el modo global eliges en «Destinatarios de notificación» los miembros que reciben los correos de aprobación. En el modo por canal eliges para cada canal en «Destinatarios»: Todos los miembros del equipo, Por rol o Usuarios específicos. Esta selección solo aparece en los canales que tienen activada Aprobación necesaria.
4. Definir la antelación y la aprobación automática. En Tiempo de antelación defines con cuánta antelación a la fecha programada se solicita la aprobación: de 30 minutos a 7 días o Personalizado (de 5 minutos a 30 días). En Aprobación automática puedes determinar que una publicación se apruebe automáticamente tras 60 minutos, 2, 4 o 24 horas sin respuesta. El valor predeterminado es Desactivado.
5. Programar la publicación. Programa la publicación como siempre. Cuando llega el tiempo de antelación, pasa a Esperando aprobación y se notifica a quienes aprueban. Si publicas al instante, la publicación pasa directamente a la aprobación.
6. Aprobar o rechazar. Quienes aprueban deciden en la campana, en Planificar y publicar → Aprobaciones o directamente en la publicación con Aprobar o Rechazar. Al rechazar pueden indicar un motivo.
7. Resultado. Una publicación aprobada vuelve a estar Programado y se publica en la fecha. Si la fecha ya ha llegado, se publica de inmediato. Una publicación rechazada vuelve a Borrador, se elimina la fecha y el motivo aparece en la publicación.

Aprobación mediante enlace por correo

Quienes aprueban reciben un correo con un enlace. El enlace abre una página con la publicación, la fecha programada y el canal. Allí pueden Aprobar (con la pregunta de confirmación «¿Realmente quieres aprobar?»), Rechazar con un motivo o Editar. El enlace es válido 3 días. Después, la decisión solo es posible en la aplicación.

Resumen de aprobaciones

En Planificar y publicar → Aprobaciones ves las aprobaciones del espacio de trabajo, repartidas en las pestañas Pendiente, Aprobado, Rechazado y Todos. Filtras por estado, «Only with note» u «Only without response». Con Deshacer revocas una decisión: la publicación vuelve a quedar con la aprobación pendiente y se detiene una publicación programada. Con publicaciones ya publicadas esto no es posible.

En la publicación terminas una aprobación en curso con Retirar aprobación. Después, la publicación vuelve a estar en Borrador sin fecha.

Aprobación en el canvas del canal

En el canvas del canal, la estación «Aprobaciones» («Freigaben») muestra si para el canal se aplica el valor predeterminado del espacio de trabajo o una regla propia del canal. Un clic en ella abre la regla del canal. Detalles en el artículo Canvas del canal y flujo de aprobación.

Límites

• Un nivel de aprobación, sin secuencia de varios revisores.
• Roles disponibles en Por rol: Propietario, Administrador, Jefe de redacción y Editor. Observador y External editor no se pueden elegir.
• No hay comentarios directamente en la publicación. El feedback se transmite mediante el motivo al rechazar.
• Sin respuesta y sin aprobación automática, la publicación se queda en Esperando aprobación y no se publica.

Preguntas frecuentes

¿Pueden aprobar personas sin cuenta de ALLMEDIA?

Los correos de aprobación se envían a miembros del espacio de trabajo. El enlace en sí funciona sin iniciar sesión. A las personas externas las incorporas al espacio de trabajo, por ejemplo, con el rol «External editor»; consulta Incorporar revisores externos.

¿Qué pasa si desactivo el flujo de aprobación?

Las publicaciones que se programen a partir de entonces se publican sin aprobación.

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