Impliquer des relecteurs externes

De quoi s'agit-il ?

Souvent, des personnes extérieures à ton équipe doivent collaborer ou vérifier des contenus : clients, direction ou autrices indépendantes. ALLMEDIA.AI propose pour cela trois moyens :

1. Comme membre avec un rôle restreint : la personne reçoit son propre compte dans l'espace de travail, mais uniquement avec les droits dont elle a besoin.
2. Approbation par lien e-mail : les destinataires de l'approbation vérifient les publications via un lien dans l'e-mail, sans se connecter.
3. Retours clients sur le plan éditorial : les clients vérifient tout un plan éditorial via un lien invité, sans aucun compte.

Il n'existe pas de lien invité librement partageable et protégé par mot de passe pour des publications ou des campagnes individuelles.

Prérequis

• Les propriétaires et les administrateurs peuvent inviter.
• Chaque membre occupe une place d'équipe dans le plan du propriétaire (Free 1, Pro 2, Agentic illimité, places supplémentaires en add-on).

Étape par étape

1. Inviter la personne externe. Va dans Configuration → Espace de travail → Team et clique sur Inviter un membre. Les détails se trouvent dans Inviter des membres de l'équipe.
2. Choisir le rôle adapté. Pour les auteurs invités, External editor convient : la personne voit et modifie uniquement ses propres publications et ses propres images, et soumet les publications à l'approbation. Pour les parties prenantes qui lisent seulement, Observateur convient. Une personne qui doit aussi approuver des publications dans l'application a besoin d'un rôle avec le droit Approve posts, par exemple Rédacteur en chef ou un rôle personnalisé (voir Rôles dans l'espace de travail).
3. L'ajouter comme destinataire d'approbation. Sous Planifier & publier → Approbations → Paramètres, choisis la personne dans Destinataires des notifications. Avec le Mode d'approbation Par canal, tu définis les destinataires pour chaque canal : Tous les membres de l'équipe, Par rôle ou Utilisateurs spécifiques.
4. Faire traiter l'approbation par e-mail. Lorsqu'une publication est en attente d'approbation, la personne reçoit un e-mail. Via le lien, elle ouvre l'aperçu de la publication et peut approuver, rejeter avec une justification facultative ou modifier le texte. Aucune connexion n'est nécessaire pour cela.
5. Suivre le résultat. Les publications approuvées sont planifiées, les publications rejetées repassent en brouillon avec la justification. Tu vois la décision sous Planifier & publier → Approbations. La personne qui a demandé l'approbation reçoit une notification.

Retours clients sur le plan éditorial par lien invité

Voici comment recueillir des retours sur tout un plan sans inviter la personne :

1. Ouvre le plan sous Idées/Boîte → Planification éditoriale et clique sur Inviter le client.
2. Saisis l'E-mail du client et choisis la Validité : 7, 14 ou 30 jours. La valeur par défaut est de 14 jours. Choisis la Invitation language (langue de l'invitation).
3. Le client reçoit un e-mail avec un lien protégé. Lors de l'invitation, le lien est aussi copié pour toi.
4. Le client approuve chaque idée de publication (Approuver) ou demande des modifications (Modification demandée) et écrit des commentaires.
5. Sous Retour du client, tu vois tous les retours et tu peux répondre. Tes réponses sont regroupées et envoyées au client par e-mail.

Sous Invités, tu peux Prolonger un accès, Renvoyer l'invitation ou Révoquer l'accès.

Limites

• Les liens d'approbation dans l'e-mail sont valables 3 jours. Ensuite, il faut demander une nouvelle approbation. Dans l'application, les membres autorisés peuvent décider à tout moment.
• Les e-mails d'approbation ne sont envoyés qu'aux membres de l'espace de travail. Il n'est pas possible d'ajouter n'importe quelle adresse e-mail externe comme destinataire d'approbation.
• Il existe un seul niveau d'approbation. Les chaînes d'approbation à plusieurs niveaux ne sont pas prévues.
• Les liens invités pour les plans éditoriaux sont valables 30 jours au maximum.

Astuces

• Invite chaque personne externe avec sa propre adresse e-mail et ne partage pas les accès.
• Donne aux auteurs invités le rôle External editor. Ils ne peuvent rien publier, tout passe par l'approbation.
• Retire les membres externes de la liste des membres à la fin du projet. La place d'équipe est ainsi libérée.

Questions fréquentes

Le client doit-il avoir un compte pour l'approbation ?

Pour l'approbation par lien e-mail, il n'a pas besoin de se connecter, mais il doit être enregistré comme membre de l'espace de travail. Pour les retours clients sur le plan éditorial, il n'a besoin ni de compte ni d'adhésion.

Le lien d'approbation a expiré. Que faire ?

Demande à nouveau l'approbation. Sinon, un membre disposant du droit d'approbation décide directement dans l'application sous Planifier & publier → Approbations.

Articles connexes

• Processus d'approbation
• Rôles dans l'espace de travail
• Planification éditoriale avec l'assistant de planification
• Commentaires et retours dans le workflow