Publication individuelle et processus d'approbation

De quoi s'agit-il ?

Le workflow d'approbation garantit que les publications planifiées ne sont publiées qu'après vérification. Tu définis si l'approbation s'applique à tous les canaux ou seulement à certains, qui approuve et combien de temps avant la date la demande part. Les approbateurs décident dans l'application ou via un lien dans l'e-mail.

Il existe un seul niveau d'approbation. L'application ne gère pas les processus à plusieurs niveaux comme rédaction, puis marque, puis service juridique. Les approbations sont disponibles pour tous les espaces de travail, quel que soit le plan.

Prérequis

• Les propriétaires et les administrateurs de l'espace de travail modifient les réglages.
• Les approbateurs doivent être membres de l'espace de travail. Pour l'approbation par e-mail, ils ont besoin d'une adresse e-mail enregistrée.

Étape par étape

1. Configurer les approbations. Ouvre Planifier & publier → Approbations et clique sur Paramètres. Sur la page « Configurer les validations », active Approbation requise.
2. Choisir le mode d'approbation. Choisis Global (tous les canaux) ou Par canal. Avec Par canal, tu actives Approbation nécessaire pour chaque canal sous « Configuration des canaux ». Les canaux sans approbation sont publiés immédiatement.
3. Définir les approbateurs. En mode global, tu choisis sous « Destinataires des notifications » les membres qui reçoivent les e-mails d'approbation. En mode par canal, tu choisis pour chaque canal sous « Destinataires » : Tous les membres de l'équipe, Par rôle ou Utilisateurs spécifiques. Ce choix n'apparaît que pour les canaux pour lesquels Approbation nécessaire est activé.
4. Définir le délai et l'approbation automatique. Sous Délai, tu définis combien de temps avant la date prévue l'approbation est demandée : de 30 minutes à 7 jours, ou Personnalisé (5 minutes à 30 jours). Sous Approbation automatique, tu définis si tu le souhaites qu'une publication soit approuvée automatiquement après 60 minutes, 2, 4 ou 24 heures sans réponse. Par défaut : Désactivé.
5. Planifier la publication. Planifie la publication comme d'habitude. Lorsqu'elle atteint le délai, elle passe à En attente d'approbation et les approbateurs sont notifiés. Si tu publies immédiatement, la publication passe directement en approbation.
6. Approuver ou rejeter. Les approbateurs décident via la cloche, sous Planifier & publier → Approbations ou directement dans la publication avec Approuver ou Rejeter. En cas de rejet, ils peuvent indiquer une justification.
7. Résultat. Une publication approuvée redevient Planifié et est publiée à la date prévue. Si la date est déjà atteinte, elle est publiée immédiatement. Une publication rejetée repasse en Brouillon, la date est supprimée et la justification figure sur la publication.

Approbation par lien e-mail

Les approbateurs reçoivent un e-mail avec un lien. Le lien ouvre une page avec la publication, la date prévue et le canal. Ils peuvent y Approuver (avec la question de confirmation « Vraiment approuver ? »), Refuser avec une justification ou Modifier. Le lien est valable 3 jours. Ensuite, la décision n'est plus possible que dans l'application.

Les approbations en un coup d'œil

Sous Planifier & publier → Approbations, tu vois les approbations de l'espace de travail, réparties dans les onglets En attente, Approuvé, Rejeté et Tous. Tu filtres par statut, « Only with note » ou « Only without response ». Avec Annuler, tu reviens sur une décision : la publication repasse en attente d'approbation et une publication planifiée est arrêtée. Ce n'est pas possible pour les publications déjà publiées.

Dans la publication, tu mets fin à une approbation en cours avec Retirer l'approbation. La publication repasse ensuite en Brouillon, sans date.

Approbation dans le canevas du canal

Dans le canevas du canal, l'étape « Approbations » („Freigaben“) indique si c'est le réglage standard de l'espace de travail ou une règle propre au canal qui s'applique. Un clic dessus ouvre la règle du canal. Détails dans l'article Canevas du canal et workflow d'approbation.

Limites

• Un seul niveau d'approbation, pas d'enchaînement de plusieurs relecteurs.
• Rôles disponibles pour Par rôle : Propriétaire, Administrateur, Rédacteur en chef et Éditeur. Les observateurs et les rédacteurs externes ne sont pas sélectionnables.
• Il n'existe pas de commentaires directement sur la publication. Les retours passent par la justification lors du rejet.
• Sans réponse et sans approbation automatique, la publication reste sur En attente d'approbation et n'est pas publiée.

Questions fréquentes

Des personnes sans compte ALLMEDIA peuvent-elles approuver ?

Les e-mails d'approbation sont envoyés aux membres de l'espace de travail. Le lien lui-même fonctionne sans connexion. Tu intègres des personnes externes à l'espace de travail, par exemple avec le rôle « External editor », voir Impliquer des relecteurs externes.

Que se passe-t-il si je désactive le workflow d'approbation ?

Les publications planifiées à l'avenir sont publiées sans approbation.

Articles connexes

• Publier des contenus
• Canevas du canal et workflow d'approbation
• Rôles dans l'espace de travail
• Configurer les notifications