Externe reviewers betrekken

Waar gaat het om?

Vaak moeten mensen buiten je team meewerken of content controleren: klanten, de directie of freelance auteurs. ALLMEDIA.AI biedt daarvoor drie manieren:

1. Als lid met een beperkte rol: de persoon krijgt een eigen account in de workspace, maar alleen de rechten die ze nodig heeft.
2. Goedkeuring via e-maillink: ontvangers van goedkeuringen controleren berichten via een link in de e-mail, zonder in te loggen.
3. Klantfeedback op de redactieplanning: klanten controleren een hele redactieplanning via een gastlink, helemaal zonder account.

Een vrij deelbare gastlink met wachtwoordbeveiliging voor afzonderlijke berichten of campagnes is er niet.

Voorwaarden

• Uitnodigen kunnen eigenaren en beheerders.
• Elk lid bezet een teamplaats in het abonnement van de eigenaar (Free 1, Pro 2, Agentic onbeperkt, extra plaatsen als add-on).

Stap voor stap

1. Externe persoon uitnodigen. Ga naar Instellingen → Workspace → Team en klik op Lid uitnodigen. Details lees je in Teamleden uitnodigen.
2. Passende rol kiezen. Voor gastauteurs past External editor: de persoon ziet en bewerkt alleen eigen berichten en eigen afbeeldingen en dient berichten in ter goedkeuring. Voor stakeholders die alleen meelezen past Lezer. Wie berichten ook in de app moet kunnen goedkeuren, heeft een rol nodig met het recht Approve posts, bijvoorbeeld Hoofdredacteur of een eigen rol (zie Workspace-rollen).
3. Als ontvanger van goedkeuringen invullen. Onder Plannen & publiceren → Goedkeuringen → Instellingen kies je bij Meldingontvangers de persoon. In de Goedkeuringsmodus Kanaalspecifiek leg je de ontvangers per kanaal vast: Alle teamleden, Per rol of Specifieke gebruikers.
4. Goedkeuring via e-mail laten regelen. Staat een bericht klaar voor goedkeuring, dan krijgt de persoon een e-mail. Via de link opent ze het berichtvoorbeeld en kan ze goedkeuren, afwijzen met een optionele reden of de tekst bewerken. Inloggen is daarvoor niet nodig.
5. Resultaat volgen. Goedgekeurde berichten worden ingepland, afgewezen berichten gaan met de reden terug naar concept. De beslissing zie je onder Plannen & publiceren → Goedkeuringen. Wie de goedkeuring heeft aangevraagd, krijgt een melding.

Klantfeedback op de redactieplanning via gastlink

Zo vraag je feedback op een hele planning, zonder de persoon uit te nodigen:

1. Open de planning onder Ideeën/Inbox → Redactieplanning en klik op Klant uitnodigen.
2. Vul het E-mail van de klant in en kies de Geldigheid: 7, 14 of 30 dagen. Standaard is 14 dagen. Kies de Invitation language.
3. De klant krijgt een e-mail met een beveiligde link. De link wordt bij het uitnodigen ook voor jou gekopieerd.
4. De klant keurt elk berichtidee goed (Goedkeuren) of vraagt wijzigingen (Wijziging gewenst) en schrijft reacties.
5. Onder Klantfeedback zie je alle reacties en kun je antwoorden. Je antwoorden worden verzameld en per e-mail naar de klant gestuurd.

Onder Uitgenodigde gasten kun je een toegang Verlengen, de uitnodiging Opnieuw sturen of Toegang intrekken.

Grenzen en limieten

• Goedkeuringslinks in de e-mail zijn 3 dagen geldig. Daarna moet een nieuwe goedkeuring worden aangevraagd. In de app kunnen bevoegde leden op elk moment beslissen.
• E-mails over goedkeuringen gaan alleen naar leden van de workspace. Willekeurige externe e-mailadressen kun je niet als ontvanger van goedkeuringen invullen.
• Er is één goedkeuringsniveau. Goedkeuringsketens met meerdere niveaus zijn niet voorzien.
• Gastlinks voor redactieplanningen zijn maximaal 30 dagen geldig.

Tips

• Nodig elke externe persoon uit met een eigen e-mailadres en deel geen toegangen.
• Geef gastauteurs de rol External editor. Zij kunnen niets publiceren, alles loopt via de goedkeuring.
• Verwijder externe leden na afloop van het project uit de ledenlijst. Zo komt de teamplaats weer vrij.

Veelgestelde vragen

Moet de klant voor de goedkeuring een account hebben?

Voor goedkeuring via de e-maillink hoeft hij niet in te loggen, maar hij moet wel als lid in de workspace staan. Voor klantfeedback op de redactieplanning heeft hij geen account en geen lidmaatschap nodig.

De goedkeuringslink is verlopen. Wat nu?

Vraag de goedkeuring opnieuw aan. Of een lid met goedkeuringsrecht beslist direct in de app onder Plannen & publiceren → Goedkeuringen.

Gerelateerde artikelen

• Goedkeuringsprocessen
• Workspace-rollen
• Redactieplanning met de planningsassistent
• Reacties en feedback in de workflow