Individuele publicatie en goedkeuringsprocessen
Met de goedkeuringsworkflow controleert je team ingeplande berichten vooraf: globaal of per kanaal, met doorlooptijd, ontvangers en optioneel automatisch goedkeuren.
Leerpad: Plannen, goedkeuren, samenwerken als team · 0/7
Leerpad
Plannen, goedkeuren, samenwerken als teamOnder Plannen & publiceren → Goedkeuringen → Instellingen activeer je „Goedkeuring vereist”, globaal of kanaalspecifiek. Ingeplande berichten gaan met de gekozen doorlooptijd naar de goedkeurders, die in de app of via een e-maillink goedkeuren of afwijzen. Er is één goedkeuringsniveau.
Deze pagina is vertaald uit het Duitse origineel. De benamingen in je app zijn leidend.
Waar gaat het om?
De goedkeuringsworkflow zorgt ervoor dat ingeplande berichten pas na een controle worden gepubliceerd. Je legt vast of de goedkeuring voor alle kanalen geldt of alleen voor bepaalde, wie goedkeurt en hoe ruim vóór het tijdstip het verzoek wordt verstuurd. Goedkeurders beslissen in de app of via een link in de e-mail.
Er is één goedkeuringsniveau. Meertrapsprocessen zoals eerst redactie, dan merk, dan juridische afdeling, ondersteunt de app niet. Goedkeuringen zijn voor alle workspaces beschikbaar, ongeacht het abonnement.
Voorwaarden
- De instellingen worden gewijzigd door eigenaren en beheerders van de workspace.
- Goedkeurders moeten lid zijn van de workspace. Voor goedkeuring per e-mail hebben ze een opgeslagen e-mailadres nodig.
Stap voor stap
- Goedkeuringen instellen. Open Plannen & publiceren → Goedkeuringen en klik op Instellingen. Op de pagina „Goedkeuringen instellen” activeer je Goedkeuring vereist.
- Goedkeuringsmodus kiezen. Kies Globaal (alle kanalen) of Kanaalspecifiek. Bij Kanaalspecifiek schakel je onder „Kanaalconfiguratie” per kanaal Goedkeuring vereist in. Kanalen zonder goedkeuring worden direct gepubliceerd.
- Goedkeurders vastleggen. In de globale modus kies je onder „Meldingontvangers” de leden die goedkeuringsmails ontvangen. In de kanaalspecifieke modus kies je per kanaal onder „Ontvangers”: Alle teamleden, Per rol of Specifieke gebruikers. Deze keuze verschijnt alleen bij kanalen waarvoor Goedkeuring vereist is ingeschakeld.
- Doorlooptijd en automatische goedkeuring instellen. Onder Doorlooptijd leg je vast hoe lang vóór het ingeplande tijdstip de goedkeuring wordt aangevraagd: 30 minuten tot 7 dagen of Aangepast (5 minuten tot 30 dagen). Onder Automatische goedkeuring bepaal je optioneel dat een bericht na 60 minuten, 2, 4 of 24 uur zonder antwoord automatisch wordt goedgekeurd. Standaard is Uitgeschakeld.
- Bericht inplannen. Plan het bericht zoals gewoonlijk in. Bereikt het de doorlooptijd, dan gaat het naar Wacht op goedkeuring en krijgen de goedkeurders een melding. Publiceer je direct, dan gaat het bericht meteen ter goedkeuring.
- Goedkeuren of afwijzen. Goedkeurders beslissen via de bel, onder Plannen & publiceren → Goedkeuringen of direct in het bericht met Goedkeuren of Afwijzen. Bij afwijzen kunnen ze een reden opgeven.
- Resultaat. Een goedgekeurd bericht is weer Gepland en wordt op het tijdstip gepubliceerd. Is het tijdstip al bereikt, dan wordt het direct gepubliceerd. Een afgewezen bericht gaat terug naar Concept, het tijdstip wordt verwijderd en de reden staat bij het bericht.
Goedkeuring via e-maillink
Goedkeurders ontvangen een e-mail met een link. De link opent een pagina met het bericht, het ingeplande tijdstip en het kanaal. Daar kunnen ze Goedkeuren (met de vraag „Weet je zeker dat je wilt goedkeuren?”), Afwijzen met reden of Bewerken. De link is 3 dagen geldig. Daarna kan de beslissing alleen nog in de app worden genomen.
Goedkeuringen in een oogopslag
Onder Plannen & publiceren → Goedkeuringen zie je de goedkeuringen van de workspace, verdeeld over de tabbladen In afwachting, Goedgekeurd, Afgewezen en Alle. Je filtert op status, „Only with note” of „Only without response”. Met Ongedaan maken draai je een beslissing terug: het bericht staat dan weer op goedkeuring in afwachting en een ingeplande publicatie wordt gestopt. Bij al gepubliceerde berichten kan dat niet.
In het bericht beëindig je een lopende goedkeuring met Goedkeuring intrekken. Het bericht staat daarna weer op Concept zonder tijdstip.
Goedkeuring in het kanaalcanvas
In het kanaalcanvas toont het station „Goedkeuringen” („Freigaben“) of voor het kanaal de workspace-standaard of een eigen kanaalregel geldt. Een klik erop opent de kanaalregel. Details in het artikel Kanaalcanvas en goedkeuringsworkflow.
Grenzen en limieten
- Eén goedkeuringsniveau, geen opeenvolging van meerdere controleurs.
- Rollen die je bij Per rol kunt kiezen: Eigenaar, Beheerder, Hoofdredacteur en Redacteur. Lezers en External editors zijn niet te kiezen.
- Opmerkingen direct bij het bericht zijn er niet. Feedback loopt via de reden bij het afwijzen.
- Zonder antwoord en zonder automatische goedkeuring blijft het bericht op Wacht op goedkeuring staan en wordt het niet gepubliceerd.
Veelgestelde vragen
Kunnen personen zonder ALLMEDIA-account goedkeuren?
De goedkeuringsmails gaan naar leden van de workspace. De link zelf werkt zonder inloggen. Externe personen neem je bijvoorbeeld met de rol „External editor” op in de workspace, zie Externe reviewers betrekken.
Wat gebeurt er als ik de goedkeuringsworkflow deactiveer?
Berichten die je daarna inplant, worden zonder goedkeuring gepubliceerd.
Gerelateerde artikelen
gecontroleerd met appversie 2.29.1245
Je voortgang wordt alleen in deze browser opgeslagen.