Coinvolgere revisori esterni

Di cosa si tratta?

Spesso persone esterne al tuo team devono collaborare o controllare i contenuti: clienti, la direzione o autrici freelance. ALLMEDIA.AI offre tre modi per farlo:

1. Come membro con un ruolo limitato: la persona riceve un proprio account nel workspace, ma solo con i diritti di cui ha bisogno.
2. Approvazione tramite link e-mail: i destinatari dell'approvazione controllano i post tramite un link nell'e-mail, senza accedere.
3. Feedback dei clienti sul piano editoriale: i clienti controllano un intero piano editoriale tramite un link ospite, senza alcun account.

Non esiste un link ospite liberamente condivisibile per singoli post o campagne con protezione tramite password.

Requisiti

• Possono invitare i proprietari e gli amministratori.
• Ogni membro occupa un posto del team nel piano del proprietario (Free 1, Pro 2, Agentic illimitati, altri posti come add-on).

Passo dopo passo

1. Invita la persona esterna. Vai su Impostazioni → Spazio di lavoro → Team e clicca su Invita membro. I dettagli sono in Invitare membri del team.
2. Scegli il ruolo adatto. Per gli autori ospiti è adatto External editor: la persona vede e modifica solo i propri post e le proprie immagini e invia i post in approvazione. Per gli stakeholder che si limitano a leggere è adatto Osservatore. Chi deve approvare i post anche nell'app ha bisogno di un ruolo con il diritto Approve posts, per esempio Caporedattore o un ruolo personalizzato (vedi Ruoli nel workspace).
3. Inseriscila come destinatario dell'approvazione. In Pianifica e pubblica → Approvazioni → Impostazioni selezioni la persona in Destinatari della notifica. Nella Modalità di approvazione Specifico per canale stabilisci i destinatari per ogni canale: Tutti i membri del team, Per ruolo o Utenti specifici.
4. Fai sbrigare l'approvazione via e-mail. Quando un post è in attesa di approvazione, la persona riceve un'e-mail. Tramite il link apre l'anteprima del post e può approvare, rifiutare con una motivazione facoltativa o modificare il testo. Non è necessario accedere.
5. Segui il risultato. I post approvati vengono pianificati, quelli rifiutati tornano in bozza con la motivazione. La decisione la vedi in Pianifica e pubblica → Approvazioni. Chi ha richiesto l'approvazione riceve una notifica.

Feedback dei clienti sul piano editoriale tramite link ospite

Ecco come raccogli un feedback su un intero piano senza invitare la persona:

1. Apri il piano in Idee/In arrivo → Pianificazione editoriale e clicca su Invita il cliente.
2. Inserisci l'E-mail del cliente e scegli la Validità: 7, 14 o 30 giorni. Il valore predefinito è 14 giorni. Scegli la Invitation language.
3. Il cliente riceve un'e-mail con un link protetto. Al momento dell'invito il link viene copiato anche per te.
4. Il cliente approva ogni idea di post (Approva) o chiede modifiche (Modifica richiesta) e scrive commenti.
5. In Feedback del cliente vedi tutti i riscontri e puoi rispondere. Le tue risposte vengono raccolte e recapitate al cliente via e-mail.

In Ospiti invitati puoi Prolunga un accesso, Invia di nuovo l'invito o Revoca accesso.

Limiti

• I link di approvazione nell'e-mail sono validi 3 giorni. Dopo bisogna richiedere una nuova approvazione. Nell'app i membri autorizzati possono decidere in qualsiasi momento.
• Le e-mail di approvazione vanno solo ai membri del workspace. Non si possono inserire indirizzi e-mail esterni qualsiasi come destinatari dell'approvazione.
• C'è un solo livello di approvazione. Catene di approvazione a più livelli non sono previste.
• I link ospite per i piani editoriali sono validi al massimo 30 giorni.

Consigli

• Invita ogni persona esterna con il proprio indirizzo e-mail e non condividere gli accessi.
• Assegna agli autori ospiti il ruolo External editor. Non possono pubblicare nulla, tutto passa dall'approvazione.
• A fine progetto rimuovi i membri esterni dall'elenco dei membri. Così il posto del team torna libero.

Domande frequenti

Il cliente deve avere un account per l'approvazione?

Per l'approvazione tramite link e-mail non deve accedere, ma deve essere registrato come membro nel workspace. Per il feedback dei clienti sul piano editoriale non gli servono né un account né l'adesione al workspace.

Il link di approvazione è scaduto. E adesso?

Richiedi di nuovo l'approvazione. In alternativa un membro con il diritto di approvazione decide direttamente nell'app in Pianifica e pubblica → Approvazioni.

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