Pubblicazione personalizzata e processi di approvazione

Di cosa si tratta?

Il workflow di approvazione fa sì che i post pianificati vengano pubblicati solo dopo un controllo. Stabilisci se l'approvazione vale per tutti i canali o solo per alcuni, chi approva e con quanto anticipo rispetto alla data parte la richiesta. Gli approvatori decidono nell'app o tramite un link nell'e-mail.

C'è un solo livello di approvazione. Flussi a più livelli come redazione, poi brand, poi ufficio legale l'app non li rappresenta. Le approvazioni sono disponibili per tutti i workspace, indipendentemente dal piano.

Requisiti

• Le impostazioni le modificano proprietari e admin del workspace.
• Gli approvatori devono essere membri del workspace. Per l'approvazione via e-mail serve un indirizzo e-mail registrato.

Passo dopo passo

1. Configura le approvazioni. Apri Pianifica e pubblica → Approvazioni e clicca su Impostazioni. Nella pagina „Configura approvazioni“ attivi Approvazione richiesta.
2. Scegli la modalità di approvazione. Scegli Globale (tutti i canali) o Specifico per canale. Con Specifico per canale attivi per ogni canale Approvazione necessaria in „Configurazione del canale“. I canali senza approvazione vengono pubblicati subito.
3. Definisci gli approvatori. In modalità globale scegli in „Destinatari della notifica“ i membri che ricevono le e-mail di approvazione. In modalità specifica per canale scegli per ogni canale in „Destinatari“: Tutti i membri del team, Per ruolo o Utenti specifici. Questa scelta compare solo per i canali in cui è attivata Approvazione necessaria.
4. Imposta anticipo e approvazione automatica. In Tempo di anticipo stabilisci quanto prima della data pianificata viene richiesta l'approvazione: da 30 minuti a 7 giorni oppure Personalizzato (da 5 minuti a 30 giorni). In Approvazione automatica stabilisci facoltativamente che un post venga approvato automaticamente dopo 60 minuti, 2, 4 o 24 ore senza risposta. Il valore predefinito è Disattivato.
5. Pianifica il post. Pianifica il post come al solito. Quando raggiunge il tempo di anticipo, passa a In attesa di approvazione e gli approvatori vengono avvisati. Se pubblichi subito, il post va direttamente in approvazione.
6. Approva o rifiuta. Gli approvatori decidono nella campanella, in Pianifica e pubblica → Approvazioni o direttamente nel post con Approva o Rifiuta. Quando rifiutano possono indicare una motivazione.
7. Risultato. Un post approvato torna Pianificato e viene pubblicato alla data prevista. Se la data è già raggiunta, viene pubblicato subito. Un post rifiutato torna a Bozza, la data viene rimossa e la motivazione si trova sul post.

Approvazione tramite link nell'e-mail

Gli approvatori ricevono un'e-mail con un link. Il link apre una pagina con il post, la data pianificata e il canale. Lì possono Approva (con la domanda di conferma „Vuoi davvero approvare?“), Rifiuta con motivazione oppure Modifica. Il link è valido 3 giorni. Dopo la decisione è possibile solo nell'app.

Panoramica delle approvazioni

In Pianifica e pubblica → Approvazioni vedi le approvazioni del workspace, suddivise nelle schede In sospeso, Approvato, Rifiutato e Tutti. Filtri per stato, „Only with note“ o „Only without response“. Con Annulla revochi una decisione: il post torna allora in attesa di approvazione e una pubblicazione pianificata viene fermata. Per i post già pubblicati non è possibile.

Nel post termini un'approvazione in corso con Ritira approvazione. Il post torna poi a Bozza senza data.

Approvazione nel canvas del canale

Nel canvas del canale la stazione „Approvazioni“ („Freigaben“) mostra se per il canale vale lo standard del workspace o una regola propria del canale. Un clic apre la regola del canale. Dettagli nell'articolo Canvas del canale e workflow di approvazione.

Limiti

• Un solo livello di approvazione, nessuna sequenza di più revisori.
• Ruoli selezionabili con Per ruolo: Proprietario, Amministratore, Caporedattore ed Editore. Osservatori e External editor non sono selezionabili.
• Commenti direttamente sul post non esistono. I riscontri passano dalla motivazione del rifiuto.
• Senza risposta e senza approvazione automatica il post resta su In attesa di approvazione e non viene pubblicato.

Domande frequenti

Possono approvare persone senza account ALLMEDIA?

Le e-mail di approvazione vanno ai membri del workspace. Il link in sé funziona senza accesso. Le persone esterne le aggiungi al workspace ad esempio con il ruolo „External editor“, vedi Coinvolgere revisori esterni.

Cosa succede se disattivo il workflow di approvazione?

I post pianificati in futuro vengono pubblicati senza approvazione.

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